La IA nos salió cara y no sabemos usarla bien

Es una conversación que tenemos cada vez más seguido. La organización se entusiasmó con la inteligencia artificial, contrató licencias para el equipo y, unos meses después, la sensación es incómoda: se paga cada mes, pero nadie tiene muy claro qué se ganó.

En Sumadots lo hemos visto en al menos cinco organizaciones. Y casi nunca el problema es la tecnología. El problema es que se usa la herramienta más grande para todo, sin haber decidido antes para qué sirve.

Señales de que se está pagando de más

• Se pagan licencias por persona y nadie sabe bien qué más pueden hacer, aparte de redactar correos.
• Se revisan documentos con el modelo más caro antes de haber probado si la tarea funciona.
• La herramienta falla con fotos oscuras o documentos en otro idioma, y nadie sabe por qué.
• Alguien escribe los mismos criterios desde cero en cada conversación.
• En un mismo equipo conviven tres asistentes distintos, cada uno con su propia cuenta.
• Lo que funciona con diez documentos se vuelve impagable cuando son mil.

Si reconoces dos o más, no estás solo. Y la buena noticia es que casi todas tienen un arreglo sencillo.

Cinco ajustes que bajan la cuenta

1. Un modelo para cada tarea

No todas las tareas necesitan el modelo más potente. Ordenar respuestas de una encuesta, resumir un acta o clasificar correos lo hace bien un modelo liviano, que cuesta una fracción. Deja el modelo grande para lo que de verdad lo pide: un análisis delicado o un texto que va a leer un financista.

2. Prepara los documentos antes de enviarlos

Un PDF escaneado o una foto oscura le cuesta mucho a la IA: a veces lo lee mal y a veces no lo lee. Convertir primero el PDF a texto (sacar las letras del archivo) hace que la respuesta sea más barata y más confiable.

3. Guarda tus instrucciones

Si cada semana le explicas a la IA los mismos criterios para revisar un informe, escríbelos una vez y guárdalos. Así cualquiera del equipo los usa igual, y el resultado deja de depender de quién escribió la pregunta ese día.

4. Usa lo que ya tienes

Muchas organizaciones sin fines de lucro tienen planes de oficina que ya incluyen un asistente de IA. Antes de contratar otra licencia, revisa qué viene en lo que ya pagas y pon a todo el equipo en una sola herramienta.

5. A veces no hace falta IA

Si la tarea es siempre igual (por ejemplo, marcar como urgente todo lo que diga cierta palabra), una regla fija lo resuelve gratis y sin errores. La IA vale la pena cuando hay que interpretar, no cuando basta con seguir una instrucción.

Acotar es la mitad del trabajo

Las herramientas de IA que mejor funcionan en las organizaciones que acompañamos tienen algo en común: hacen una sola cosa, para un público claro. No son un asistente para todo. Son, por ejemplo, un espacio donde un grupo de personas practica una conversación difícil antes de tenerla en la vida real.

Ese foco es lo que permite saber si funciona, cuánto cuesta y si vale la pena crecer.

Muchas veces conviene formar antes que construir

Cuando una organización nos pide construir algo con IA, a menudo la respuesta más útil es otra: que el equipo aprenda a elegir. Qué tarea vale la pena, qué modelo usar, cómo escribir instrucciones que se puedan reutilizar y cómo saber si el resultado mejoró. Eso no se compra con una licencia; se aprende haciéndolo con un problema propio.

Si después de eso hace falta construir, se construye algo más chico, más barato y que el equipo entiende. Así trabajamos en SumaLab.