Pagamos ferramentas que ninguém usa

No último ano conversamos com muitas fundações e ONGs. Em várias delas apareceu a mesma cena, quase idêntica: uma ferramenta comprada com entusiasmo, configurada com esforço e, meses depois, esquecida. Ninguém escolheu mal de propósito. Simplesmente, a equipe continuou trabalhando como antes.

Na Sumadots vemos isso com tanta frequência que deixamos de pensar nisso como um erro de alguém. É um padrão. E, como todo padrão, dá para antecipar.

Cinco organizações, a mesma história

Juntamos o que ouvimos em cinco organizações diferentes, de tamanhos e causas muito distintos:

• Uma plataforma de gestão de projetos (para organizar tarefas e prazos) que foi contratada, mas a equipe continuou se coordenando por e-mail e chat.
• Um sistema grande de gestão de doadores que acabou desligado, porque era grande demais para o que a organização precisava.
• Uma ferramenta de envio de e-mails em massa usada para mandar a mesma mensagem para todo mundo, sem separar por tipo de pessoa.
• Um pacote de escritório completo que a diretoria nunca aprendeu a usar além do básico.
• Licenças de inteligência artificial pagas para cada pessoa, sem que ninguém soubesse direito se estavam servindo para alguma coisa.

Em nenhum dos cinco casos a ferramenta era ruim. Em todos, faltou a mesma coisa: um plano para que as pessoas a usassem de verdade, no trabalho do dia a dia.

Implementar não é o mesmo que adotar

Quando uma organização compra uma ferramenta, costuma pensar que o trabalho termina quando ela está instalada e configurada. É nesse momento que ele começa de verdade. Instalar é um trabalho técnico. Adotar é um trabalho humano: mudar costumes, resolver pequenas dúvidas, mostrar que o novo jeito economiza tempo.

A maioria dos projetos de tecnologia em organizações sociais é planejada só até a coluna da esquerda. Toda a energia vai para escolher, contratar e configurar. Para a coluna da direita quase nunca sobra tempo nem orçamento.

Vemos isso de novo e de novo. Se a nova ferramenta faz 80% do que a planilha de sempre fazia, a equipe vai continuar usando a planilha para os 20% restantes. E, em pouco tempo, para o resto também. É razoável: melhor seguir com o que conhecemos do que trabalhar em dois lugares ao mesmo tempo.

O que fazemos diferente

Com os anos, montamos algumas perguntas simples que fazemos antes de recomendar ou construir qualquer coisa. Não são técnicas. São perguntas sobre pessoas.

Com as licenças de inteligência artificial acontece algo especial. Elas são compradas para toda a equipe com a ideia de que cada um descubra como usá-las. O que vemos é que quase ninguém descobre sozinho. Funciona muito melhor escolher uma ou duas tarefas concretas, como resumir atas ou preparar um primeiro rascunho de relatório, e ensinar a fazê-las bem.

Por onde começar esta semana

Não é preciso uma auditoria para começar. Basta uma conversa honesta com sua equipe. Faça uma lista das ferramentas que vocês pagam hoje e, ao lado de cada uma, escreva quem a usa de verdade e para quê.

O mais provável é que apareçam surpresas: ferramentas que ninguém abre, outras usadas pela metade e algumas que fazem a mesma coisa. Essa lista é o seu ponto de partida. Antes de comprar algo novo, decida o que desligar e em que capacitar.

E se for adicionar uma ferramenta, que seja a menor que resolva o problema real. Sempre dá para crescer depois. Voltar atrás de algo grande demais é muito mais difícil.