Seus dados vivem em 20 planilhas (e por isso ninguém sabe onde está o dado)

Já vimos isso em fundações de voluntariado, em programas de primeira infância, em ONGs de educação no Chile e no Peru, em equipes de pesquisa social e em organizações que vivem de seus doadores. Muda o tema, mas a cena é quase idêntica.

Cada programa nasceu com seu próprio formulário. Cada formulário acaba no seu próprio Excel. Alguém copia dados de uma planilha para outra na sexta à tarde. E quando o conselho pergunta algo simples, como quantas pessoas atendemos este ano, a resposta leva uma semana e ninguém tem total certeza dela.

O problema não é a ferramenta, é a bagunça

Quando os dados vivem em vinte lugares, acontecem três coisas. A primeira: ninguém sabe qual é a versão certa. A segunda: a equipe e os voluntários se esgotam fazendo um trabalho que ninguém vê, copiar, colar, revisar. A terceira, e a mais cara: não dá para somar.

Um exemplo que vemos com frequência. Em uma planilha de presença, a mesma pessoa aparece como "Cami", "Camila" e "Camila R.". Para o Excel, são três pessoas diferentes. Para a equipe, é uma única voluntária muito comprometida. Se você não consegue saber que são a mesma pessoa, não consegue contar nada: nem quantas vezes ela veio, nem há quanto tempo está com vocês, nem se ela também doa.

E aí aparece a tentação de sempre: comprar uma plataforma nova que resolva tudo. O problema é que uma plataforma nova sobre dados desorganizados só leva a bagunça para um lugar mais caro.

Guardar não é o mesmo que consultar

Uma ideia que ajuda muito é separar duas coisas que costumamos misturar. Uma coisa é onde o dado é guardado. Outra coisa é onde as pessoas olham para ele.

Quando você separa isso, muita coisa se destrava. A equipe de campo pode continuar usando o formulário de sempre. A equipe de finanças pode continuar vendo a sua planilha. O que muda é que todos alimentam e leem a mesma base, em vez de cada um ter a sua cópia.

Essa base única permite algo que quase nenhuma organização tem hoje: ver a pessoa por inteiro. A mesma pessoa que chegou como voluntária, depois participou de um programa e hoje doa todo mês. Hoje essa história está espalhada em três planilhas que não conversam entre si. Em uma base organizada, é uma única ficha.

Como começar sem quebrar nada

Organizar os dados não significa desligar tudo e começar do zero. Na verdade, isso costuma dar errado. O que recomendamos é mais modesto:

• Faça a lista de onde seus dados vivem hoje: cada formulário, cada planilha, cada pasta. Só a lista.
• Escolha um formato comum para o básico: nome, como entrar em contato com a pessoa, programa, data. O mesmo em todos os lugares.
• Junte tudo em uma única base, mesmo que no começo essa base seja uma planilha bem feita. Uma planilha pode ser uma boa ponte.
• Pergunte a cada equipe o que ela está disposta a continuar fazendo à mão. Nem tudo precisa ser automatizado, e é melhor saber disso antes.
• Comece pelos 20% dos dados que respondem 80% das perguntas. O resto pode esperar.

O penúltimo ponto é o que mais se pula e o que mais importa. Automatizar algo que ninguém queria deixar de fazer gera resistência. Automatizar o que a equipe odeia fazer gera alívio, e é o alívio que faz uma ferramenta nova ser usada de verdade.

O que acontece quando os dados estão em um só lugar

Vimos isso em um programa educacional que trabalha com creches e escolas. Cada centro reportava em sua própria planilha, e juntar o avanço levava semanas. Antes de falar de telas, organizamos o que era medido e como. Só depois montamos o painel.

O importante nesse caso não é a tecnologia. É que a equipe parou de correr atrás de planilhas e passou a usar seu tempo para decidir onde apoiar.

Se hoje seus dados vivem em vinte planilhas, você não está fazendo nada de errado. É assim que quase todas as organizações crescem: um programa de cada vez. Mas no dia em que você quiser contar seu impacto completo, vai precisar que essas vinte planilhas sejam uma só.