Caso em profundidade
Conciliar as doações comia o nosso mês
Uma ONG de infância com mais de 50.000 doadores cruzava à mão bancos, cartões e débitos automáticos. Foi assim que deixou de perder dias conciliando e passou a saber, todo mês, quem parou de doar.
Felipe Soto17 de fevereiro de 2026 · 5 min de leitura
Em 30 segundos
- 01O problema não era falta de ferramentas: era que cada canal de doação vivia em sua própria planilha.
- 02Uma base sob medida para a organização ganhou de um sistema grande que ninguém usava.
- 03A meta não era uma ferramenta elegante: era recuperar tempo e saber quem parou de doar.
Este é um dos casos que mais nos ensinaram. Uma ONG de infância que vive da contribuição de dezenas de milhares de pessoas e que recebe doações por muitos caminhos: transferências bancárias, pagamentos online, cartões de crédito e débitos automáticos mensais. Cada caminho entregava seu próprio arquivo, com seu próprio formato.
Como era antes
Todo mês, alguém da equipe baixava os arquivos de cada banco e de cada meio de pagamento e os cruzava à mão em planilhas. Boa parte do trabalho de captação era isso: copiar, procurar, comparar, corrigir. A maior parte do processo era manual.
O mais difícil não era o tempo. Era o que não dava para responder. Quem doou este mês? Quanto? Por qual canal? E a pergunta que mais importa em uma organização que vive de seus doadores: quem parou de doar?
Quando um doador para de contribuir, cada semana conta. Se você fica sabendo a tempo, pode ligar, entender o que aconteceu, talvez recuperá-lo. Se fica sabendo três meses depois, quando finalmente conciliou as planilhas, já é tarde.
A organização já tinha tentado resolver isso antes. Tinha contratado um sistema de gestão de doadores muito completo, daqueles que servem para organizações bem maiores. Mas era tanta coisa para configurar e aprender que a equipe acabou voltando para as planilhas. O sistema estava lá, pago e quase vazio.
O que tinham
- Um sistema enorme, pensado para outra escala
- Muitas funções que ninguém usava
- A equipe continuava trabalhando em planilhas
- Os dados, espalhados por todo lado
O que precisavam
- Uma base do tamanho da sua operação
- Poucas funções, as que usam todo mês
- Que a equipe pudesse seguir com o que conhece
- Todas as doações em um só lugar
O que fizemos
Não começamos escolhendo uma ferramenta. Começamos sentando com quem fazia a conciliação todo mês e olhando, arquivo por arquivo, como faziam. É quase sempre aí que está a resposta.
O caminho, em cinco passos
- 1
Conectar todas as fontes a uma única base
Bancos, pagamentos online, cartões e débitos automáticos chegam ao mesmo lugar, sem copiar e colar.
- 2
Trazer o histórico completo
Migramos mais de dez anos de doações. Sem histórico, não dá para saber quem parou de doar nem desde quando.
- 3
Substituir o que não era usado
Em vez do sistema grande, uma base pensada para o tamanho e o jeito de trabalhar desta organização.
- 4
Deixar uma ponte com o que já conheciam
Os formulários e planilhas de sempre continuaram funcionando por um tempo, conectados à base nova. Ninguém precisou mudar de uma vez.
- 5
Um painel para ver a saúde financeira
Quanto entra, por qual canal, quem está em dia e quem parou de contribuir. À vista, sem pedir relatório a ninguém.
O quarto passo parece um detalhe, mas foi decisivo. Uma mudança brusca assusta, e com razão: se algo falha na captação, a organização sente na hora. Manter a ponte deu à equipe tempo para confiar no novo antes de largar o antigo.
O que mudou
CClaudia· coordenadora de doadores23:40, fechamento amanhã
A diretoria pede o fechamento amanhã, e as doações não batem.
Fechar o mês deixou de ser uma tarefa de dias. E como a equipe já não passa o tempo correndo atrás de arquivos, usa esse tempo para conversar com os doadores. A organização aumentou em 70% a velocidade de captação.
Mas, se nos perguntam o que foi mais importante, não é nenhum desses números. É que hoje a equipe sabe, todo mês, quem parou de doar. E pode fazer algo enquanto ainda há tempo.
O que levamos daqui
Muitas organizações acreditam que seu problema de doações se resolve com um sistema maior. Às vezes é o contrário: o que falta é algo menor, do tamanho certo, que a equipe use de verdade. Uma ferramenta que ninguém abre não organiza nada, por melhor que seja.
Também aprendemos que o histórico importa. Trazer dez anos de doações foi o trabalho mais longo do projeto, e o que mais gerou valor. Sem esse histórico, o painel mostraria só o presente. Com ele, mostra tendências: quem contribui há anos, quem começou a falhar, qual canal está crescendo.
Se na sua organização fechar o mês de doações leva dias, não é falta de esforço da sua equipe. É que os dados estão espalhados, e isso tem solução.
Felipe Soto
Cofundador · Sumadots