Não temos orçamento para tecnologia. E quem cuida dela depois?

Quase todas as conversas que temos com fundações chegam, cedo ou tarde, ao mesmo ponto. Isso não estava no orçamento. Não há editais que financiem isso. Não podemos pagar uma mensalidade para sempre. São preocupações razoáveis, e as ouvimos em mais de oito organizações no último ano.

Na Sumadots preferimos respondê-las de frente, antes de falar de qualquer ferramenta. Estas são as perguntas que mais nos fazem e o que respondemos.

Por onde começamos se o orçamento não dá para tudo?

Por algo pequeno que se note. Uma primeira etapa que resolva um problema concreto e mostre, em poucos meses, o retorno: horas economizadas, mais pessoas concluindo um processo, mais rapidez para captar recursos. Esse resultado é o melhor argumento para conseguir a próxima etapa.

Uma boa ordem é construir uma vez a base comum (onde os dados moram, como as pessoas entram) e depois crescer por partes, acrescentando o que for preciso quando houver recursos.

Um alerta: não comece pelo que é mais urgente no calendário. Se a ferramenta precisa estar pronta para a campanha do mês que vem, qualquer tropeço cai justo no pior momento. É o maior risco operacional que vemos. Melhor começar com algo importante que não tenha prazo apertado, e chegar à campanha com a ferramenta já testada.

Quem financia isso se nenhum edital cobre?

É verdade que poucos editais financiam «tecnologia» como uma linha à parte. Mas muitos financiam programas, e um programa que funciona melhor com uma ferramenta pode incluí-la no próprio orçamento. A pergunta muda: já não é como pagar a tecnologia, e sim qual programa já financiado precisa dela.

Vamos ficar presos a uma mensalidade para sempre?

Não deveria ser assim. A dúvida é justa: muitas organizações já pagaram por ferramentas que, quando o contrato acaba, levam os dados embora ou param de funcionar. Por isso, antes de assinar com quem quer que seja, confira estas condições.

• O código e os dados ficam em nome da organização.
• A ferramenta fica em contas da própria organização, não nas do fornecedor.
• Ajustes pequenos não exigem pagar uma manutenção fixa todo mês.
• A equipe consegue operar a ferramenta sozinha, sem chamar ninguém no dia a dia.

Essa última condição é a mais importante, e a mais esquecida. Se cada mudança de texto ou cada novo usuário depende de alguém de fora, a ferramenta fica frágil. Por isso, parte de cada projeto é a equipe aprender a usá-la.

E se mesmo assim não der?

Então a resposta é menor, não mais barata. Às vezes o melhor primeiro passo não é construir nada, e sim organizar um processo, escolher bem uma ferramenta que já existe ou ensinar a equipe a usar o que tem. Se depois for preciso construir, constrói-se sobre algo que já funciona.

Se quiser ver quais soluções já estão testadas e por onde sua organização poderia começar, conheça o SumaKit.